Ansøg om at blive arrangør

I Koyo har vi mange forskellige ansvarsområder som man har mulighed for at hjælpe til med som arrangør. Der er både poster relateret til specifikke arrangementer som KoyoCon, samt mere generelle driftsområder. Du kan læse om dem alle sammen herunder.

Alle arrangører arbejder i teams, så man aldrig står alene med en opgave.

For at søge ind som arrangør, eller for at hære mere om hvilke teams der kan bruge en ekstra hånd, skal du blot sende en e-mail til bestyrelse@koyocon.dk

Som Koyo Cosplay Camp arrangør vil du blive en del af et lille team på 2-5 personer.

Opgaverne inkluderer f.eks.:
– Aftale eventuel program og workshops
– Sørge for lagerstyring og løbende opfyldning af materialer
– Sørge for morgenmad ved alle arrangementer
– Hjælpe og vejlede under arrangementerne
– Videreudvikling af a arrangementet, herunder nye indkøb og områder

Koyo Chibi står for små løbende arrangementer i løbet af året for både medlemmer og offentligheden.

Som Koyo Chibi arrangør vil du blive en del af et lille team på 1-2 personer.

Opgaverne inkluderer f.eks.:
– Planlægge Djurs sommerlands tur
– Planlægge hygge weekender, f.eks. til fastelavn
– Planlægge cosplay picnics
Alle Koyo Chibi events er relativt deltagerstyret og som arrangør vil du mest skulle stå for at planlægge hvor og hvornår, samt evt. betaling/tilmelding.

KoyoCon er foreningens største event og afholdes 2 gange i året.

Arrangørgruppen består af 10-20 mennesker fordelt på en række forskellige teams med ansvar for forskellige ansvarsområder i planlægningen og under connen. Derfor skal du også vælge specifikt hvilke teams du ønsker at ansøge til. Vi går altid efter at alle teams skal have minimum 2 arrangører.

– Aftale team: Står for eksterne aftaler, f.eks. med dealers, sponsorere og evt. VIPs
– Artist alley/Bring n’ buy: Står for kommunikation, tilmelding og planlægning i relation til Artist alley og Bring n buy.
– Community Corner
– Show team: Står for kommunikation, tilmelding og planlægning i relation til cosplay showet og craftsmanship konkurrence.
– Event team: Som event team arrangør er man leder for event teamet og står for kommunikation og planlægning af events til under Koyo Sommer (f.eks. tegne konkurrencer, quizzer mm.). Selve eventsne vil blive afholdt af event teamet og ikke event team arrangørerne.
– Frivillig team: Som frivillig team arrangør er man leder for frivillig teamet og står for kommunikation og planlægning af frivillig vagter til under Koyo Sommer (f.eks. tjek-ind og oprydning).
– Scene Team: Hovedopgaven er lyd, lys og video i forbindelse med scenen ved cosplay show og craftsmanship konkurrencen.
– Gameroom
– Maid Café
– Reception
– Brætspil og Art Lounge

Som udgangspunkt udvælges der arrangører til alle teams i én omgang, når vi begynder at arbejde på næste års KoyoCon. Det sker som regel kort tid efter en KoyoCon er blevet afholdt og/eller i forbindelse med foreningens generalforsamling i December. Hold øje med vores sociale medier for at se hvornår ansøgningsrunden begynder.
Skulle du først få lysten til at blive arrangør senere på året, kan vi nok også finde en plads til dig. Det vil som regel være som en assisterende rolle til de arrangører der er godt i gang med arbejdet.

Koyo drift er alle de ting som bliver lavet på tværs af arrangementer, og derfor bliver du på sin vis arrangør for alle Koyos arrangementer.

Vi går altid efter at alle teams skal have minimum 2 arrangører.

PR: Står for markedsføring og presse i forbindelse med Koyos arrangementer. Dette er hovedsaligt administration af Koyos Facebook og Instagram, men inkludere også kommunikation med fotografer og presse folk i forbindelse med Koyos større arrangementer (Koyo Sommer og KoyoCon).

Lokation og Logistik: Står for al kommunikation med lokationer, ansøgning om overnatnings- og byggetilladelser, oprettelse af opsætningsplaner og planlægning af transport af materialer mv.

Tryghed: står for alle førstehjælp og tryghedsinitiativer, herunder at samle et tryghedsteam, sørger for tryghedshuler og forældre lounge.

Grafisk team: Står for grafisk produktion. Dette inkluderer skilte, bannere, håndbøger, merch, armbånd, tegninger til markedsføring mm. Grafisk team står desuden for kontakten med grafikere og evt. dekoration ved arrangementer.

Tech Team: Hjælper med løbende opdatering af hjemmeside, app-udvikling, mail-system og mindre IT-opgaver under KoyoCon.