1 – NAVN OG HJEMSTED

1.1 – Foreningens navn er Kōyō.

1.2 – Foreningen har hjemsted i Norddjurs kommune.

 2 – FORMÅL 

2.1 – Foreningens formål er at skabe et sikkert miljø og fællesskab for cosplayers, popkultur-fans og andre interesserede, primært i Jylland. Foreningen er med til bl.a at skabe:

• ● Sociale arrangementer, hvor folk kan begå sig med hinanden. 
• ● Kurser/Workshop, der giver mere læring om det at skabe Cosplay, øve praktisk kunnen og udvikle interkulturelle forståelser. 
• ● Større events hvor man samles på tværs af aktiviteter, viden og interesser til at fremme Cosplay Miljøet. 

Foreningen ønsker at dette er med til at medlemmerne engagerer sig, forhøjer deres teoretiske viden og praktiske færdigheder.

2.2 – Foreningens formål er ikke at skabe økonomisk gevinst, men foreningen ønsker at geninvestere alle indtægter i eget arbejde.

2.3 – Foreningen er ikke partipolitisk.

 3 – MEDLEMMER 

3.1 – Alle, der ønsker det, kan blive medlem af foreningen.

3.2 – Alle medlemmer har stemmeret under generalforsamlingen.

3.3 – Alle, der er frivillig inden for Koyo, skal være medlem af Koyo. Kun medlemmer kan stille op til bestyrelsesposter eller være arrangører. 

 4 – KONTINGENT 

4.1 – Kontingent og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen, som også sørger for registrering af medlemskredsen.

4.2 – Kontingent opkræves kontant til én af foreningens events eller via den, af bestyrelsens valgte, online billetsystem.

4.3 – Kontingent er gældende fra betalingsdatoen indtil d. 31. december det indeværende år.

4.4 – Kontingent for medlemskab af foreningen tilbagebetales ikke. Bestyrelsen kan vælge at bevilge en tilbagebetaling af kontingent i særlige tilfælde.

5 – UDMELDING OG UDELUKKELSE 

5.1 – Et medlem kan udmelde sig fra foreningen skriftligt til bestyrelsen gennem kontakt metoderne beskrevet på foreningens hjemmeside.

5.2 –Et medlem kan udmeldes, hvis det pågældende medlem: 

• – Ikke vedligeholder kontingentbetaling. 
• – Modarbejder foreningen 
• – Bryder dansk lovgivning under et Koyo arrangement.
•  

5.3 – En person kan af bestyrelsen dømmes uønsket til foreningens arrangementer i en periode eller permanent, samt udelukkes fra foreningens lukkede grupper på sociale medier hvis de modarbejder foreningen.

5.4 – Et medlem eller deltager som udelukkes fra foreningen og dens arrangementer jf. §5.2 og §5.3, har ret til at anke sagen til den næstkommende generalforsamling efter dommens afgivelse. Her har generalforsamlingen mulighed for at omstøde bestyrelsens beslutning om udelukkelse af vedkommende.

5.5 – Omstødes en udelukkelse på baggrund af §5.4, vil pågældende medlem eller deltager indtræde i en 1-årig karantæneperiode, hvori personen ikke kan påtage sig nogle ansvarsrolle i foreningen. Dette gælder bestyrelsesposter, arrangørposter og diverse frivillige poster. 

 6 – FORENINGENS LEDELSE 

6.1 – Foreningens ledelse varetages af en bestyrelse, bestående af én formand, én næstformand, én kasserer, og 2-4 menige.

6.2 – Alle bestyrelsesposter vælges på den ordinære generalforsamling, heriblandt 4 menige.

6.3 – Såfremt bestyrelsen på noget tidspunkt har færre end 2 menige medlemmer, da indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvorpå der vælges et antal menige så bestyrelsen igen består af 7 medlemmer.

6.4 – Alle bestyrelsesmedlemmer vælges for 1 år ad gangen.

6.5 – Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

6.6 – Fratræder formanden overtager næstformanden formandens post indtil næstkommende ordinære generalforsamling.

6.7 –  Fratræder næstformanden vælger bestyrelsen intern iblandt sig en erstatning indtil den næstkommende ordinære generalforsamling.

6.8 – Fratræder kassereren vælger bestyrelsen internt i blandt sig en erstatning, som overtager posten indtil den næstkommende ordinære generalforsamling.

6.9 – I tilfælde af mistillid til at et medlem af bestyrelsen kan udføre sin opgave, arbejder for foreningens bedste, eller der på anden måde udvises inkompetence, kan der afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvor det eneste på dagsorden er en afstemning om mistillid. For at der skal kunne udtales mistillid, skal der, uden den pågældendes stemme, være flertal i bestyrelsen.

6.10 – Intet bestyrelsesmedlem kan forblive i sin post, efter bestyrelsen har udtalt sin mistillid til denne.

6.11 – Afhængig af mistillidens natur, afgør den resterende bestyrelsen internt om den pågældende må deltage i det ekstraordinære bestyrelsesmøde. Pågældende har dog krav på information om at mødet afholdes.

 7 – TEGNINGSREGLER OG HÆFTELSE 

7.1 – Foreningen tegnes udadtil af formanden og kassereren.

7.2 – Ved optagelse af lån eller køb/salg af fast ejendom kræves en enig bestyrelse.

7.3 – Hæftelse påhviler ikke foreningens medlemmer for forpligtelser som foreningen har tegnet.

7.4 – Overskud og inventar kan ikke tilfalde enkeltpersoner.

7.5 – Personer, der yder hærværk imod materiale og ejendom står selv til ansvar for reparation/erstatning.

7.6 – Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue.

 8 – REGNSKAB 

8.1 – Regnskabsåret slutter d. 31. december.

8.2 – Regnskabet revideres af hele bestyrelsen.

8.3 – Regnskabet kan fremsendes til foreningens medlemmer, hvis dette ønskes inden den ordinære generalforsamling, ved skriftlig anmodning til kasserer.

 9 – GENERALFORSAMLING 

9.1 – Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

9.2 – Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i årets sidste kvartal, under hensynstagning til foreningens øvrige arrangementer.

9.3 – Den ordinære generalforsamling indkaldes med mindst fire ugers varsel ved bekendtgørelse via foreningens aktive medieplatforme.

9.4 – Stemmer om valg til bestyrelsesposter afgives skriftligt.

9.5 – Man kan kun stemme ved personligt fremmøde, og kan derfor ikke afgives ved fuldmagt.

9.6 – Hvert medlem har én stemme per afgørelse. 

• 1. Ved personvalg kan hvert medlem stemme på et antal kandidater, tilsvarende halvdelen af det antal poster, der skal stemmes ind, rundet op. 
• 2. Et medlem kan kun stemme én gang per kandidat. 
• 3. Alle menige vælges i samme valgrunde. 
•  

9.7 – Vedrørende stemmelighed:

• a) Ved stemmelighed mellem to eller flere kandidater til én eller flere bestyrelsesposter, udføres endnu en valgrunde, hvor kun de lige kandidater kan stemmes på.
• b) Såfremt der fortsat er stemmelighed mellem to eller flere kandidater, afgøres valget ved lodtrækning.
•  

9.8 – Dagsorden på den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde:

• 1. Valg af: 1 dirigent, 2 referenter og 2 stemmetællere.
• 2. Bestyrelsens beretning
• 3. Fremlægning af regnskab
• 4. Vedtægtsforslag
• 5. Øvrige forslag
• 6. Fastsættelse af kontingent
• 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer i følgende rækkefølge:
  •     ● Formand
  •     ● Kasserer
  •     ● Næstformand
  •     ● Menige
• 8. Eventuelt
•  

9.9 – Til generalforsamlingen tages beslutningsreferat. Umiddelbart efter generalforsamlingens afslutning sammenlignes de to referater, sammenskrives og det endelige referat godkendes af begge referenter.  Dagsorden på enhver generalforsamling skal som minimum indeholde: 1. Godkendelse af forretningsorden

9.10 – Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal skriftligt være bestyrelsen i hænde senest 5 dage før generalforsamlingen. 

9.11 – Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen, og skal desuden finde sted, når mindst 20 % af foreningens medlemmer indsender skriftlig anmodning herom.

9.12 – En ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 3 uger efter begæringens modtagelse. Angående krav til indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

9.13 – Generalforsamlingen, tillader at referenterne med formandskabets godkendelse må lave følgende rettelser til vedtægterne efter generalforsamlingens afslutning: – Paragrafnumre og rækkefølge 

• ● Stavefejl
• ● Store og små bogstaver
• ● Specialtegn 
•  

 10 – VEDTÆGTSÆNDRINGER 

10.1 – Forslag om vedtægtsændringer kan ske på enhver generalforsamling.

10.2 – Vedtægtsændringer kan ske, når mindst 66 % af samtlige afgivne stemmer er for forslaget.

11 – FORENINGENS OPLØSNING 

11.1 – Foreningen kan kun opløses ved én af to måder: 

• ● 66% af alle mulige stemmer på en generalforsamling indkaldt til dette formål, stemmer for opløsningen af foreningen.
• ● Det på hinanden følgende to generalforsamlinger ikke har vist sig muligt at udfylde nødvendige bestyrelsesposter.
•  

11.2 – Ved en generalforsamling med anledning om opløsning af foreningen, kræves der mindst 80 % af de afgivne stemmer er for opløsning.

11.3 – Foreningens midler skal ved opløsning overdrages til organisationen Bifrost. Bifrost har efterfølgende til ansvar at sikre at midlerne bliver brugt til hovedsageligt at støtte andet arbejde, som stemmer overens med Koyos formålsparagraf. 

11.4 – Såfremt den nævnte organisation ikke længere er eksisterende, overdrages midlerne til en anden forening, hvis formål ligeledes stemmer overens med Koyos formålsparagraf.